住友林業 本社に「フルタイム@box」を設置 2021.01.20
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オフィス向けコンピュータ式ロッカー
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備品貸し出しの効率化
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利用手順
ニューノーマル時代のワークスタイルに対応し、安心・安全な受け渡しをサポート
株式会社フルタイムシステムは、約1,000人が勤務する住友林業株式会社（社長：光吉 敏郎 本社：東京都千代田区 以下 住友林業）の本社にオフィス向けコンピュータ式ロッカー「フルタイム@(アット)box(ボックス)」を設置しました。
オフィスコンシェルジュロッカーのフルタイム@boxを活用することで、備品の貸し出しの効率化を図ることができ、操作キーとして社員証をかざすだけで扉が解錠するため、非対面・非接触で安全なモノの受け渡しが可能になります。
<背景>
コロナ渦において、オンラインミーティングの需要が増加 貸出品の効率的な管理の必要性
従来、住友林業本社内におけるオンラインミーティングの貸し出しの対応は、ITソリューション部が主体となり管理運営していました。鍵付きのキャビネットに備品を保管、利用に関しては都度台帳に記載して運用していました。しかし、新型コロナウイルスによる外出自粛生活で生活様式も大きく変わり、在宅勤務をはじめとするリモートワークが本格的に導入されたことにより、オンラインミーティングも増えました。
ピーク時には、Webカメラやマイクスピーカーなどミーティングに必要な備品の貸し出しに行列ができることもあり、社員の業務に支障をきたすことから、問題を解消する必要がありました。
<特長>
備品の貸出しのカギは社員証 待ち時間なくスムーズな受け取り
「フルタイム@box」は、オンラインシステムにより備品の事前申請から貸し出し、返却までの記録を一元管理できます。また社員証（ICカード）に「フルタイム@box」認証機能を付与したことにより、便利さと高いセキュリティの両方を実現しました。
台帳に手書きで備品を管理した時には、いつ、誰が利用したか、モノを探すといった確認作業に時間がかかりましたが、管理者向けのWeb画面で管理状況が瞬時に把握できるようにスマート化されたため、備品を探し回るような名もなき仕事を解消することができました。
業務用コミュニケーションツールで状況を瞬時に把握
利用申請は事前にwebフォームから行うため、貸出ノートや管理担当への連絡が不要になります。希望する備品が貸出中のときには、返却されると社内コミュニケーションツールを通じて、自動的にメッセージを送信。備品受け取りの際には、社員証または社用スマートフォンの画面にQRコードを表示して、「フルタイム@box」の操作パネルのリーダーに読み込ませることで、ほぼタッチレスで都合の良い時間に受け取りができ、荷物の渡しそびれが防止できます。
返却時には、備品に貼られているQRコードをリーダーにかざすと備品ごとに決められたボックスが開き、返却することができます。返却期限に近づく、未返却の貸し出し対象品があるなどの場合には、返却忘れ防止対策として、利用者向けにメッセージを送信することもできます。SNSなどでの通知も可能※で、携帯キャリアを問わず、メッセージを送信することができます。
宅配ロッカーを介して、貸し出し状況の分析やメッセージなどの通知が展開されることにより、プロセスが可視化されるため、業務連絡のスピードが向上し管理にかかる人的負担とコストもさらに軽減することが期待されます。
※オプション対応となります。
<今後の展開>
従来宅配ロッカーは「不在時の荷物の受け取りに便利」で、荷物の受け取りに関するわずらわしい悩みを解消する手段の一つでした。最近では、コロナウイルスなどの感染症の拡大を防ぐ方法としての利用やオフィスやスーパーマーケットや公共施設など様々なところでの働き方改革の担い手としても注目されています。今後も分譲・賃貸マンションをはじめ、戸建やオフィス、商業施設にいたるまで、様々な環境で積極的に宅配ロッカーを展開し、次世代につながる暮らしのソリューションとしてお手伝いできるサービスを提供していきます。
<住友林業からのコメント>
ＩＴソリューション部の使命はさまざまな課題をＩＴで解決することです。備品の煩雑な貸し出し手続きの自動化を検討していた中、鍵や備品など『モノ』と『台帳データ』どちらの管理もでき、予約機能によって手続きの無人化ができる『@box』は、抱えていた課題をすべて解決できるものでした。
時間になったら予約者は社員証でボックスを開け、取り出すだけ。貸し出しデータのログも取れ、まさに理想的です。返却はあえて社員証ではなく備品についているＱＲコードで完了するように設定したため一人がまとめて返すことができ、利便性も上がりました。今は備品の貸し出しのみですが、将来的には社員同士、あるいは社員とクライアントが書類のやり取りを出来るようにするなど、社内の声に応える様々な応用を検討していきたいと思います。
■製品概要
〇機器ユニット名称：フルタイム@(アット)box(ボックス)
〇セキュリティ性が高いコンピュータ制御式を採用
・タッチパネルの案内画面に沿って簡単に操作が可能
・インターネットと接続すればwebからでも利用状況の閲覧が可能
・社員証１枚で快適操作
・ボックス内部に充電用のコンセントの設置が可能
▼ https://www.fts.co.jp/lp/office/
【製品に関するお問い合わせ】
導入に関するお問い合わせ：株式会社フルタイムシステム お客さま儲かる営業部
Tel: 03-3851-5831